När du skickar en faktura genom Billecta får kunden alla de betaluppgifter som behövs för att de ska kunna betala de varor eller tjänster som de har köpt av ditt företag. Betalningen kommer göras till våra klientmedelskonton och på fakturan kommer således Billectas bankgironummer stå som betalningsmottagare. När vi har fått in betalningen matchar vi den med rätt faktura och för över betalningen till ditt företag och det kontonummer du har angett. Efter att vi har tagit emot en betalning från er kund kan det ta upp till två bankdagar innan pengarna når fram till företagets eget konto.

Om det skulle vara så att kunden har angett ett felaktigt referensnummer kommer vi spåra betalningen och matcha ihop den med rätt faktura. När du är inloggad på ditt konto på Billecta kan du se när betalningen har kommit in till klientmedelskontot, men den bokförs inte förrän pengarna har förts över från oss och kommit till företagets angivna konto.

När en fakturering görs med Billectas klientmedelskonton som mottagare står fortfarande företagets uppgifter med på fakturan. Bland annat går det att ha med logotyp och som fakturaavsändare står ditt företag, men betalningsmottagaren är Billectas klientmedelskonton. De pengar som kommer in till våra klientmedelskonton är naturligtvis sådana som tillhör ditt företag och beloppet kommer föras över till bankkontot i sin helhet.

Billecta använder sig av klientmedelskonton för att göra faktureringen så smidig och sömlös som möjligt för dig som företagare. En av de största fördelarna är att du kan börja fakturera genast när du har skapat ett användarkonto. Det finns alltså inget behov av att uppge något eget bankgironummer, och det innebär i sin tur att det går att spara pengar eftersom du undkommer kostnaden för ett sådant. För företag som vill minimera sina kostnader är användningen av klientmedelskonton därför något positivt.

I vissa situationer är Billectas klientmedelskonton inte att föredra och innan du avgör om du vill använda dem eller ett eget bankgiro är det klokt att överväga för- och nackdelarna. Det som kan upplevas som negativt med att använda ett klientmedelskonto är att det tar längre tid innan pengarna når företagets eget bankkonto och att du har sämre kontroll ifall kunden råkar ange en felaktig referens. När du fakturerar med ett klientmedelskonto går det inte heller att använda e-faktura privat och autogiro.

Som standard när någon startar ett konto hos Billecta sker faktureringen med ett klientmedelskonto, men det går att välja att använda ett eget bankgironummer om du föredrar det alternativet. För att göra det behöver du göra vissa inställningar i portalen.

Företag som väljer att fakturera med eget bankgiro får in betalningen direkt till bolagets konto utan att den först landar på ett klientmedelskonto. På den AVI som skickas kommer bolagets eget bankgironummer och namn stå. Det är alltså inte vi på Billecta som tar emot sådana betalningar för att sedan föra över pengarna, utan ditt företag tar emot beloppet direkt när en kund betalar.

När du fakturerar med ett eget bankgironummer aktiveras den funktion som hanterar omatchade betalningar. Den är nyttig ifall en betalning görs med fel OCR. Trots att de uppgifterna står med på fakturan som skickas kan det ibland hända att en kund anger fel nummer, och för att man då ska kunna pricka av betalningen mot rätt faktura behöver inbetalningen bli ihopmatchad med rätt betalningskrav.

Om det är så att du fakturerar med eget bankgiro men kunden anger fel referens kommer sådana betalningar hamna under “ohanterade betalningar” och du får ett meddelande om detta. Därefter kan du gå till Hantera betalningar för att koppla betalningen till rätt faktura.

Om du vill använda ett eget bankgironummer när du fakturerar ställer du in det efter att du har loggat in. Under fliken bolagsinställningar finns ett alternativ som heter “fakturera med eget bankgironummer” och när du klickar på den knappen får du fylla i de uppgifter som behövs för att ange det kontonummer till vilket du vill att alla betalningar från kunderna ska ske.

På samma sätt som ett klientmedelskonto har sina för- och nackdelar har även fakturering med eget bankgironummer det. Fördelarna med att använda ett eget bankgironummer är i huvudsak:

• Om kunden anger en felaktig referens har du en större kontroll över betalningarna och kan koppla betalningen till rätt faktura
• Det går att aktivera autogiro och e-faktura privat
• Betalningen kommer direkt in till företagets eget konto istället för att först landa på Billectas klientmedelskonto. Du får alltså tillgång till pengarna snabbare vilket är positivt för likviditeten.

När betalningar görs utan klientmedelskonto kommer Billecta matcha samtliga inbetalningar mot företagets kundreskontra per automatik. Fakturan som du skapar kommer också ha era betalningsvillkor och logga.

När du fakturerar med eget bankgironummer genom Billecta skapas kundfordringar och när en betalning kommer in behöver den matchas mot rätt fordran. I många fall är det ett arbete som företag fortfarande gör manuellt och det kan vara en tidskrävande process. Även fast man bara har ett fåtal fakturor behöver man ha en uppföljning på vilka fordringar som blivit betalda och vilka som inte blivit det, men med Billecta är det här ingenting du behöver tänka på. Om du använder Billecta me ett eget bankgironummer prickas inbetalningarna av automatiskt.

Vi på Billecta är stolta över att så många företag har valt att använda vår plattform för att hantera sin fakturering. Att kunna fakturera smidigt och smärtfritt är en sak som gör företagandet enklare och mycket roligare. Genom vår lösning med flera automatiserade processer, såsom avprickning av fakturor och automatisk bokföring, kan ditt företag åstadkomma ett fakturaflöde som är sömlöst. Vi vill gärna hjälpa även ditt företag och oavsett om du fakturerar med ett klientmedelskonto eller eget bankgironummer kommer du snabbt märka fördelarna med vår tjänst. Välkommen till oss på Billecta!