Kundservice

Logga in i Billecta. I menyn till vänster klickar ni på Rapporter/Exporter och sedan väljer ni Inbetalningar. Välj önskat intervall och sedan på Ladda. Listan kan sedan exporteras till excel om så önskas.

I Billecta: I menyn till vänster klickar du Kundfakturor/betalningar. Säkerställ att du ser överbetalningen på denna sida. Om du vill återbetala beloppet till kunden så gör du överföringen via din bank och tar sedan bort överbetalningen från listan (om du har tjänsten leverantörsbetalningar kan göra utbetalningen direkt i Billecta). Klicka på de 3 små prickarna längst ut till höger på betalningen. Om du har en annan utestående faktura kan du koppla överbetalningen till denna faktura. Klicka på “länken” för att koppla betalningen.

Kreditering måste då ske i källsystemet – dvs i det system där den ursprungliga fakturan skapades.

En omatchad betalning är en betalning där systemet inte kan hitta en giltig referens att koppla betalningen och fakturan. Denna betalning kommer hamna under ”Omatchade betalningar” och behöver manuellt hanteras för att kopplas rätt. Koppling eller borttagning görs på sidan Kundfakturor/Betlaningar via de 3 små prickarna längst ut höger på betalningen eller via “länken”.

Röd betyder att fakturan är förfallen. Gul betyder att fakturan förfaller inom någon dag. Grön betyder att fakturan ännu inte är förfallen.

Gå in på ärendet och klicka på Hantera, välj därefter ”Återkalla kravhantering”.

Ni kan se er prislista på sidan Inställningar/Bolagsinställningar och sedan fliken Prislista. Priserna för våra tilläggstjänster finns specificerade under Inställningar à tillägg.

I Billecta: Gå in på ärendet, välj Hantera och klicka skapa avbetalningsplan.

Först måste kravprocess startas på ärendet – först när inkassokravet alltjämt är obetalt och förfallet kan ni gå vidare med ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Gå in på fakturan och klicka på Hantera, välj därefter ”Skicka till kravhantering”. När inkassokravet är förfallet skickar vi en förfrågan till er om ni önskar gå vidare med ärendet. Ni kan då välja att skicka ärendet till Kronofogden via en knapp på det aktuella ärendet.

I Billecta: Klicka på översikt, scrolla längst ned på sidan och välj period för avslut och klicka på ”Sök”. Ni kan även använda funktionen avancerad sök som går att finna via vänstermenyn och Rapporter/Avancerad sök.

Billecta kan automatiskt matcha dina inkommande bankgiro och swish betalningar mot dina fordringar i valutan SEK och ett 40-tal valutor för kortbetalningar. Detta eftersom det är de valutorna som dina kunder kan betala med via insättning till ditt bankgiro

Naturligtvis kan du även fakturera i andra valutor. Istället för ditt bankgiro-konto anges ditt valutakonto med IBAN/BIC på din faktura. Har du kunder utanför Sverige som skall betala din faktura, oavsett om betalning skall ske i SEK eller annan valuta, ersätts även då bankgiro-kontot med ditt valda bankkonto. Fakturamallen ändras automatiskt när du väljer en utländsk kund, eller en annan valuta än SEK.

Eftersom fakturering till utländska kunder eller i andra valutor än SEK att din kund inte betalar via ditt bankgiro-konto kan vi inte automatiskt stämma av dina inkommande betalningar. I vårt webbgränssnitt har vi dock ett enkelt verktyg där du själv kan markera en faktura som betald. På det viset kan du ändå hålla din kundreskontra uppdaterad, med en begränsad arbetsinsats.

En skickad faktura går inte att ändra förfallodatum på. Du kan dock flytta fram betaldatum genom att flytta fram nästa automatiska händelse. Öppna fakturan och klicka på hantera, flytta fram nästa automatiska händelse, välj datum som ärendet ska starta upp igen. Klicka på flytta.

Med långtidsbevakning säkerställs att er fordran ej preskriberas. Detta genom att förnyade kravbrev skickas till er kund med jämna mellanrum. Med dessa kravbrev informeras ånyo er kund om den skuld som denne har till er och hur denne kan reglera sin skuld. Detta tillsammans med adressbevakning, där Billecta säkerställer att kravbrev skickas till korrekt adress enligt offentliga register, resulterar i så kallat preskriptionsavbrott, dvs fordran inträder ej i preskription. Att ärendet ligger på Långtidsbevakning hindrar inte att man skickar ärendet till Kronofogden. Kostnaden uppgår till 99 SEK per kvartal och ärende.

När ni skapar fakturan klickar ni bara på symbolen för ‘Rot- & rutavdrag’ och anger de fakturarader som ni vill begära skattereduktion för. I timmar att rapportera anger de totala timmarna ni vill begära skattereduktion för. Dvs har ni utfört RUT arbete på 10 timmar så ska ni ange 10 timmar i ‘Timmar att rapportera’ för att få skattereduktion på 5 timmar. Ange sedan samtliga personnummer som skattereduktionen ska sökas för. Beloppet kommer fördelas jämt över alla personnummer.

Ta fram fakturan du vill kreditera och klicka på Hantera->’Skapa kreditfaktura’. Du kommer skickas till en sida där originalfakturan är omvänd i kvantitet. Ange de belopp du vill kreditera och klicka på Spara. Kreditfakturan återfinns bland dina oattesterade fakturor och originalfakturan släcks/krediteras inte förrän kreditfakturan attesterats.

Du kan även skapa en kreditfakturan på samma sätt som du skapar en debetfaktura. Ange bara en negativ kvantitet på fakturaraderna och ett K – för kredit – kommer visas ovanför fakturraderna. K:t symboliserar att det är en kreditfaktura. Sparar du kreditfakturan har du skapat en fristående kredit. För att koppla en fristående kreditfaktura till en debetfaktura kan du öppna kredit- eller debetfakturan och klicka på Hantera->’Nyttja kredit’. Ange den fakturan du vill koppla till och fakturorna kommer kvittas mot varandra.