Skapa och betala självfakturor – utan onödiga steg

Självfakturering, eller omvänd fakturering, innebär att det är kunden som skapar en faktura i säljarens namn för produkter eller tjänster som denne har köpt eller förmedlat. Att använda sig av selfinvoice är praktiskt vid stora affärsvolymer när betalningsmottagaren inte alltid vet exakt vad det är som ska faktureras. I och med det är självfakturering ett sätt att minimera den administrativa arbetsbördan. Med Billectas faktureringsprogram kan du som företagare skapa självfakturor och attestera dem direkt i programmet. När en självfaktura är skapad och attesterad sker betalningen automatiskt från det konto du har valt och en kopia på fakturan skickas till betalningsmottagaren.

Vad är självfakturering?

Om man använder självfakturering är det köparen/förmedlaren som utfärdar fakturan för säljarens räkning och i dennes namn. För att köparen ska ha rätt att utfärda en faktura å säljarens vägnar behöver två kriterier vara uppfyllda:

1. Det finns ett avtal om självfakturering mellan köparen och säljaren
2. Det finns ett förfarande så att säljaren kan godkänna varje faktura

Vad gäller kravet på avtal mellan köparen och säljaren finns det inga direktiv som säger att det måste vara skriftligt, utan det är upp till dig som företagare och de du samarbetar med att komma överens om hur ni vill dokumentera ert avtal. Ändå är det alltid att rekommendera att man upprättar ett skriftligt sådant så att bägge parter vet vad som gäller och vilka överenskommelser ni faktiskt har gjort. Det är en trygghet såväl för dig som som för de företag du samarbetar och gör affärer med.

Trots att man väljer att använda sig av självfakturering är det alltid säljaren som har ansvaret för faktureringen och därför är det viktigt att den som skapar en självfaktura skickar en kopia av denne till betalningsmottagaren. Skulle det vara så att det finns felaktigheter på självfakturan är det betalningsmottagaren, alltså säljaren, som ansvarar för att en korrekt variant blir utfärdad. Att få en kopia på självfakturan är naturligtvis också viktigt för att ha verifikationer till redovisningen och framförallt bokföringen. I Billectas faktureringsprogram sker alla beståndsdelar av självfaktureringen per automatik, från betalning till genererande av betalnings- och bokföringsunderlag.

Fördelar med självfakturering

Självfakturering är naturligtvis ingenting som är lämpligt i alla situationer. När du som företagare säljer dina tjänster eller varor direkt till andra företag har du själv koll på hur stor omfattning arbetet har och vilken kostnaden för de tjänsterna är. Då är det oftast mycket tryggare att du är den som fakturerar kunderna för det utförda arbetet istället för att förlita dig på att kunden skapar en korrekt självfaktura som du senare behöver dubbelkolla mot det du vet att du har levererat.

Men, om du förmedlar något åt ett annat företags vägnar kan självfakturering vara ett lämpligt alternativ. I sådana situationer när du är en förmedlare av ett annat företags varor och säljer dem vidare till en kund får det levererande företaget en fordran gentemot dig. Istället för att du som förmedlat någon annans varor ska behöva upplysa företaget i fråga om exakt vilka försäljningar som har gjorts för att de sedan ska kunna fakturera dig sparar det tid att istället göra en självfaktura.

Ofta är det tacksamt med selfinvoice speciellt när det handlar om stora affärsvolymer. Det är i sådana situationer Billecta kommer in i bilden. I faktureringsprogrammet kan du som förmedlar ett annat företags varor skapa självfakturor och hantera betalningar med några få knapptryck. Smidigt både för dig och för det andra företaget!

Självfaktura i Billectas faktureringsprogram

Använder du Billecta kan du både betala och skapa självfakturor på plattformen. Att skapa en självfaktura gör du lika smidigt som du skapar en vanlig faktura med ditt eget företag som betalningsmottagare. Du kan antingen skapa självfakturor genom API eller direkt i Billecta.

När du väl har skapat en självfaktura är det du som ska betala den till leverantören, alltså företaget som du har förmedlat tjänster eller varor åt. Naturligtvis kan själva betalningen styras genom Billecta och görs till det angivna bankgiro-, PG- eller bankkontot som står på fakturan.

Automatiska bokföringsunderlag

En av de viktigaste sakerna med ett faktureringsprogram är att det ska vara utrustat med funktioner som gör att redovisningen går smidigare och snabbare att utföra. Som företagare är det viktigt att alltid ha en uppdaterad bokföring och verifikationer till samtliga affärshändelser som finns i den. Om du använder dig av Billecta för att skapa självfakturor kommer det skapas ett automatiskt bokföringsunderlag. Det är alltså ingenting du behöver göra manuellt utan så snart du har skapat en selfinvoice och attesterat den kommer programmet generera det underlag du behöver för bokföringen.

Självfakturor hos Billecta underlättar för leverantören

Förutom att det sparar både säljaren och köparen/förmedlaren tid att använda sig av självfakturor är Billecta skapat för att även ge betalningsmottagaren all information som denne behöver om en kommande betalning. Du som förmedlar varorna behöver ett underlag till bokföringen, vilket du får automatiskt genom programmet, men även betalningsmottagaren behöver ett motsvarande för sin bokföring. Därför skickas självfakturan alltid till betalningsmottagaren när du har godkänt den. I och med det får även det företaget samtliga underlag som behövs för sin redovisning och en överblick av när betalningen kommer ske och vad den omfattar.

Skapa självfaktura i Billecta

Att skapa en självfaktura i Billecta är en behändig process som i princip går till på samma sätt som när du fakturerar dina egna kunder för ett utfört arbete. Istället för att välja gäldenär väljer du betalningsmottagare och fyller i vilken försäljning fakturan gäller. Hela flödet är skapat i en steg för steg-process så du fyller i de uppgifter som behövs för respektive ämnesrad och område på fakturan.

I samband med att du upprättar en självfaktura väljer du också från vilket bankgiro du vill att betalningen ska genomföras samt vilket datum betalningen ska ske. Om du önskar kan du  också bifoga upp till tre bilagor till fakturan. Sist och slutligen får du även uppge hur självfakturan ska levereras. När alla uppgifter är ifyllda får du förhandsgranska fakturan, och om allting är korrekt sparar du den för att därefter attestera den.

Attestering av självfakturor med Billecta

En självfaktura behöver alltid attesteras. När en självfaktura är skapad i Billecta är den ett utkast tills det att den har bekräftats. I Billecta attesterar du självfakturor antingen via översikten eller genom att öppna utkastet och bekräfta det. När attesteringen är gjord skrivs transaktionen över till bokföringen och en kopia på dokumentet skickas till säljaren (det vill säga leverantören).

Efter att en selvinfoice är attesterad tar de automatiserade processerna i Billecta över betalningshanteringen. Betalningen sker på det datum du har valt, men det går att pausa eller avbryta den fram till betalningsdatumet om det av någon anledning är nödvändigt. På det här sättet har Billecta en heltäckande tjänst för självfakturering som gör administrationen enklare för både dig och för leverantören. Hela tjänsten är skapad för att minimera arbetstiden och -bördan som behövs och du hanterar samtliga självfakturor när du är inloggad på plattformen.

Så här enkelt skapar du en självfaktura i Billecta

Vill du hitta ett faktureringsprogram som låter dig skapa självfakturor står Billecta redo att hjälpa dig. När du har ett konto hos oss, ett avtal med övriga inblandade parter i självfaktureringen och de underlag du behöver går det på några få minuter att fylla i de uppgifter som är nödvändiga för att skapa en självfaktura.

1. När det är dags att skapa en självfaktura klickar du på fliken “Ny självfaktura” som finns under Självfaktura i menyraden.. Här får du fylla i uppgifter som ska finnas med på fakturan, vilken försäljning du har gjort och ska fakturera. Formuläret är enkelt utformat och allting är tydligt, steg för steg.
2. Välj betalningsmottagare ur ditt register. Om betalningsmottagaren inte är inlagd i registret kan du lägga till den genom att klicka på “skapa ny betalningsmottagare” som finns som alternativ i rullistan.
3. Ange vilket bankgiro som betalningen ska göras från. Att tänka på här är att Billecta måste godkänna bankgironumret innan en utbetalning kan göras, det är på grund av säkerhetsskäl och att godkänna ett bankgironummer tar sällan längre tid än som mest en timme.
4. Välj vilka produkter som ska finnas på fakturan från rullistan. Finns produkterna inte där kan du snabbskapa dem direkt i självfakturavyn.
5. Om det ska finnas ett meddelande på AVI:n kan du addera den text du vill.
6. Bifoga eventuella bilagor till fakturan. Det går att lägga till som mest tre bilagor.
7. Precis som på vanliga fakturor där du själv är borgenär anger du fakturadatum, utbetalningsdatum och övriga dylika uppgifter.
8. Välj leveranssätt. Om du inte anger någon leverans kommer fakturan inte heller skickas till kunden.
9. När alla uppgifter är ifyllda kan du förhandsgranska fakturan, varpå du får en PDF-fil att granska. Om allting är korrekt sparar du självfakturan och därefter kan du attestera den.
   
   

Faktureringsskyldighet för företagare

En faktura är viktig för mervärdesskattesammanhang. Fakturan är en form av dokumentation som köparen kan använda för att styrka sin rätt att göra avdrag eller för att få återbetalning av inbetald skatt. Med det sagt är en faktura relevant såväl för köparen som för företaget som utfärdar den. Ofta är det företaget som säljer en vara eller tjänst som utfärdar fakturan till köparen, men det finns också situationer när det är köparen som utfärdar fakturan och det är då man pratar om självfakturering.

En faktura ska alltid utfärdas om man omsätter varor och tjänster till:

• en juridisk person som inte är en beskattningsbar person
• en beskattningsbar person

Vidare ska man även utfärda fakturor för a conto- och förskottsbetalningar förutsatt att betalningen har en sådan omsättning så att faktureringsskyldighet enligt huvudregeln enligt 11 kap. 1 § ML uppfylls. I vissa fall ska man också alltid utfärda fakturor vid försäljning till privatpersoner. På Skatteverkets hemsida finns tydlig information om vilka sammanhang man alltid ska utfärda fakturor i, men som regel kan man som företagare utgå från att den försäljning man gör också behöver dokumenteras i form av en faktura.

Alla som driver ett företag vet att faktureringen är en viktig del av det administrativa arbetet. Det är fakturorna som ser till att man får betalt för sitt arbete, och som styrker de utgifter man har i verksamheten. Det vi på Billecta gör är att erbjuda en tjänst som syftar till att förenkla arbetet med faktureringen genom verktyg och tjänster som låter en stor del av arbetet ske automatiskt. När du använder Billecta får du en användarvänlig plattform i vilken du får en bättre överblick över allt som rör faktureringen och bokföringen, utan att du behöver avsätta någon onödig tid på det.

Självfaktura med Billecta

Du som företagare har möjlighet att testa Billecta gratis i 30 dagar för att få uppleva tjänstens alla fördelar och för att lättare kunna avgöra om det här är rätt faktureringsprogram för dig. Du är varmt välkommen att ta kontakt med oss för att boka en kostnadsfri demo!