Fakturahantering på dina och dina kunders villkor

Att kunna fakturera på ett smidigt sätt ska vara en möjlighet för alla företag. Att se till att man använder ett bra faktureringsverktyg för att skicka fakturor kommer göra att man som företagare inte behöver lägga ner onödigt mycket tid på administration, utan att man faktiskt kan lägga allt sitt fokus på verksamheten. I slutändan är det ju trots allt verksamheten som är det allra viktigaste, och det är den som också gör att man får betalt för det arbete man gör. Med Billectas faktureringsprogram kommer allt som rör fakturahanteringen vara enkelt och smidigt, och inte bara för dig som skapar fakturor utan även för de kunder du skickar dem till.

Med Billectas faktureringsprogram kommer hanteringen av samtliga fakturor med många möjligheter. Redan från första början kan du använda verktyget på det sätt som passar dig och ditt bolag allra bäst. Det är till exempel möjligt att integrera programmet med flertalet affärssystem, men det går också att skapa fakturor online direkt i verktyget eller att ladda upp filer med fakturaunderlag. Sedan kommer Billecta ta hand om alla steg i processen, så även eventuella moment som är mer omständliga.

Självklart ska det inte bara vara enkelt att skapa en faktura. Det ska vara minst lika enkelt att skicka dem också. Med Billectas fakturahantering finns det mängder av alternativ gällande leveransen av fakturor, och det är upp till dig som använder verktyget att avgöra vad som är bäst för dig och för dina kunder. Det går att skicka fakturorna via vanlig post eller som SMS, och det finns flertalet möjligheter till elektronisk fakturering. Föredrar du att hantera faktureringen digitalt kan du använda dig av e-faktura, autogiro och Kivra. Naturligtvis kan du använda verktyget för att skicka fakturor såväl till företag som till privatpersoner.

• E-faktura

E-fakturor kan skickas till företag och privatpersoner.

• Post

Om du väljer att skicka fakturan per post levereras den inom 1-2 dagar för A-post och 1-7 dagar för B-post.

• E-post

Med leverans via e-post kommer fakturan skickas ut automatiskt en timme efter att den har attesterats om man önskar kan man också leverera e-posten omgående. Du kan välja att antingen bifoga fakturan som PDF i mailet, eller att endast låta mottagaren få en länk till “mina sidor” och grundläggande information om fakturan. Genom att enbart använda länken kan du enkelt kontrollera om kunden har öppnat fakturan i verktyget, och göra inställningar om att skicka ut informationen igen om meddelandet inte öppnas.

• SMS

När du har attesterat fakturan skickas den via SMS till kunden en timme efteråt men du kan också välja att ta bort fördröjningen och skicka den omgående. I SMS:et får kunden en länk till mina sidor och i händelseloggen kan du se om kunden har klickat på länken i meddelandet.

Väljer du att använda Billecta för fakturahantering kan du välja hur du vill få betalt av dina kunder. Du kan använda dig av flera betalningsalternativ, och det går att byta betalmetod beroende på kund eller vad fakturan gäller. Du binder alltså inte upp dig till att alltid använda samma betalningsmetod. Med Billecta kan du begära betalt via:

• Bankgiro
• Swish
• Autogiro
• Kortbetalningar
• Konton för utlandsfakturering

De många valmöjligheterna som Billectas fakturahantering erbjuder är en av de sakerna som gör att verktyget passar såväl för mindre som större företag. Att det dessutom går att göra flertalet automatiska inställningar och därmed automatisera en del av fakturahanteringen kommer ytterligare göra att det värde du som företagare får ut av tjänsten blir större.

Avtalsfakturering

Avtalsfakturering är praktiskt om ditt företag erbjuder abonnemangstjänster eller andra former av återkommande betalkrav som riktas mot samma kunder. När man använder sig av avtalsfakturering kommer mängden tid man behöver lägga ner på faktureringen bli mindre eftersom det inte är nödvändigt att fylla i samma information för varje enskild faktura. Det man istället anger är vilken period som betalkravet gäller.

Om du har återkommande kunder kan du skapa avtalsfakturor med Billecta. När du har skapat en avtalsfakturering kommer systemet skicka ut fakturorna per automatik i enlighet med de inställningar du har gjort.

Kravhantering

Den del av fakturahantering som sker efter att en faktura är skickad är också något som Billecta tar hand om åt dig. I verktyget kan du göra inställningar som rör påminnelser, krav och inkassohantering. Systemet gör det möjligt att automatiskt skicka ut påminnelser om det är så att en kund inte betalar i tid. Du får ange vilka omständigheter som ska vara uppfyllda, exempelvis hur lång tid det ska ha gått sedan en betalning förföll och hur en påminnelse ska skickas ut, och när du har gjort de inställningarna kommer programmet därefter ta hand om resten.

När du fakturerar genom Billecta får du automatisk avstämning. Det finns stöd för avstämning via eget bankgiro, plusgiro eller bankkontonummer samt via ett klientmedelskonto. Väljer du att använda klientmedelskonto kan du anpassa fakturan med företagets logga och det är ditt bolag som är fakturaavsändare, men betalningen sker till ett klientmedelskonto hos Billecta. När vi har fått in betalningen skickas de vidare till företagets bankkonto en bankdag efteråt. Fördelarna med att använda klientmedelskontot är att det inte behövs ett bankgironummer och att det går att börja fakturera direkt när du har skapat ett konto. Nackdelarna är att det tar lite längre tid att få pengarna in på företagets eget konto, att det inte går att aktivera autogiro eller e-faktura privat samt att du inte har någon kontroll om kunden betalar med felaktigt referensnummer.

Fakturerar du istället med eget bankgiro står företagets bankgironummer och namn på avin. Betalningen sker direkt till företagets eget konto. Väljer du att använda företagets bankgironummer får du betalningen snabbare och det går att aktivera autogiro och e-faktura. Om betalningen sker med felaktig referens kommer dessutom Billectas matchningsprocess gå in och koppla ihop betalningen med rätt faktura.

Vill du optimera din egen fakturahantering och uppleva de många fördelarna med att använda Billecta för arbetet? Då är du välkommen att prova vårt faktureringsprogram gratis i 30 dagar. Det ger dig en hel månads tid till att verkligen undersöka de många valmöjligheter och automatiska funktioner du kan ha nytta av innan du bestämmer dig för om det är rätt val för dig.